Privacyreglement KWG (versie 2309)

Dit reglement is de invulling van KWG aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), waarin de Europese richtlijnen voor de bescherming van privacy worden geregeld.

Het Koninklijk Wiskundig Genootschap (KWG) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacyreglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het KWG houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacyreglement;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als KWG zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacyreglement vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Wij verzamelen van onze leden de volgende gegevens: naam, voornaam, adres (inclusief postcode), titulatuur, geslacht, mailadres, bankrekeningnummer, geboortedatum en eventueel recht op speciaal tarief. Leden verstrekken deze gegevens zelf; wij verzamelen deze niet actief.

Deze gegevens worden uitsluitend ter beschikking gesteld van degenen binnen onze vereniging die deze gegevens nodig hebben. Dat betekent:

1. De secretaris en vice-secretaris hebben de beschikking over alle gegevens.
2. De penningmeester en vice-penningmeester hebben de beschikking over de bankrekeningnummers en de bijbehorende namen en mailadressen, zodat de penningmeester in staat is:
   • de leden in te lichten wanneer de contributie wordt geïnd of facturen te verzenden;
   • de leden te factureren en/of de bedragen te identificeren die worden overgemaakt ten behoeve van bijzondere evenementen;
   • de leden te benaderen in geval van achterstallige betaling.
3. De organisatoren van onze activiteiten, onder te verdelen in:
   • De uitgever van onze tijdschriften, ten behoeve van de verzending van het tijdschrift en/of het regelen van toegang tot de website;
   • De organisatoren van evenementen (waaronder de organisatie van het jaarlijkse NMC en Young KWG indien van toepassing). Zij krijgen de naam, mailadres en telefoonnummers van de leden die deelnemen.

We gebruiken online tools ten behoeve van het beheer van de website (All United).
We maken gebruik van een derde partij voor:

• Het drukken en verzenden van het Nieuw Archief van de Wiskunde en van Pythagoras (uitbesteed aan Veldhuis Media)
• Het valideren en doorgeven van reprociteitslidmaatschappen met de EMS (via de EMS administratie aan de partij van het reprociteits-lidmaatschap)
• Het drukken en verzenden van Indagationes (Elsevier)

Met softwareleveranciers hebben we een verwerkersovereenkomst. Derde partijen krijgen uitsluitend de informatie die ten behoeve van de uitoefening van de hen opgedragen taak noodzakelijk is. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Ten behoeve van de ontwikkeling van de website wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. Het gaat daarbij om frequentie van paginabezoek en downloads. Die gegevens worden geanonimiseerd verzameld. Onze website maakt geen gebruik van cookies.

Tijdens door ons georganiseerde evenementen worden foto's gemaakt waarop leden herkenbaar in beeld zijn. Deze foto's worden uitsluitend gebruikt voor de website en/of mediakanalen van KWG ten behoeve van de zichtbaarheid van het genootschap. Leden die het niet op prijs stellen om langs deze weg foto's van henzelf te zien verschijnen, kunnen dit aangeven bij het bestuur. De foto's die gebruikt gaan worden voor de website of de sociale media platforms worden door een vrijwilliger gescreend.

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Al uw persoonsgegevens worden uit onze bestanden verwijderd binnen drie maanden na opzegging van het lidmaatschap, tenzij er nog openstaande rekeningen zijn. In dat laatste geval worden al uw gegevens verwijderd binnen drie maanden na betaling van de openstaande bedragen. Ten behoeve van het archief blijven uw voor- en achternaam deel uitmaken van de historische ledenlijsten.

Dit reglement is opgemaakt met behulp van de informatie die is verstrekt door de Autoriteit Persoonsgegevens en zal daarmee jaarlijks worden getoetst.
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

https://wetten.overheid.nl/BWBR0040940/2021-07-01
(laatst geraadpleegd 20-9-2023)

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij zullen proberen er samen uit te komen. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.